Migration von ecoDMS zu Paperless-NGX
Im Juli 2026 wurde Version 3 von Paperless-NGX als Stable-Release veröffentlicht. Einige der von mir in meinem Beitrag zum Dokumentenmanagementsystem ecoDMS als fehlend angemerkten Features wurden damit eingeführt. Somit stand für mich erneut die Überlegung im Raum, von ecoDMS zum quelloffenen Paperless-NGX zu wechseln. Letzten Endes haben mich dann die folgenden Gründe tatsächlich dazu bewogen:
- Umstellung meines Betriebssystems von Tuxedo OS auf OpenSuSE Tumbleweed.
- Seit vielen Monaten fehlende Implementierung eines dunklen Designs in ecoDMS.
- Teilweise problematische Belegverlinkungen bei geöffneten Dokumenten in Linux.
- Keine Möglichkeit neue Versionen zu bestehenden Dokumenten über die Office-Plugins hinzuzufügen.
Wenn man diese Liste liest, wird man feststellen, dass Paperless einiges davon auch nicht kann. Dadurch, dass es aber eine kostenlose API gibt und diese Dokumentiert ist, lässt sich hier etwas machen. So habe ich mich dazu entschlossen, unter Zuhilfenahme einiger Tokens für KI und viel Zeit die Migration vom bisherigen ecoDMS zu Paperless-NGX durchzuführen. Tatsächlich hat es am Ende auch gut funktioniert und der Informationsverlust ist überschaubar.
Zu den oben genannten Gründen:
Betriebssystem
ecoDMs ist für debianbasierte Betriebssysteme (vornehmlich Debian, Ubuntu, Kubuntu) ausgelegt. Offiziellen Support gibt es nur für Debian und Ubuntu. Installieren lässt es sich im Prinzip überall, wo .deb-Pakete verarbeitet werden können. Natürlich ebenso unter Windows. openSUSE Tumbleweed wurde für mich aufgrund der Hardware meines neuen PCs zum Betriebssystem der Wahl. Ich war vor vielen Jahren schon einmal bei openSUSE und hab dem Betriebssystem jetzt wieder eine Chance gegeben. Die Hardware wird hier unterstützt – bei Debian, Ubuntu und Co. leider nicht. Da openSUSE ein RPM‑basiertes System ist, gab es keine Möglichkeit, ecoDMS zu installieren. Auch auf Nachfrage machte man mir hier keine Perspektive.
Dunkles Design
Zumindest in Linux bzw. speziell in KDE Plasma ist es so, dass bei einem dunklen Design die Farben in ecoDMS so geändert werden, dass die Inhalte schlicht nicht mehr lesbar sind. Auf Nachfrage beim Support vor vielen Monaten teilte man mit, dass das Problem bekannt sei. Eine Anpassung des Farbdesigns für dunkle Desktopdesigns - wie dies mittlerweile bei vielen Softwarelösungen Standard ist - ist bis heute nicht erfolgt.
Problematische Belegverlinkungen
Es ist in unregelmäßigen Abständen vorgekommen, dass in LibreOffice geöffnete Dokumente später nicht mehr in ecoDMS gespeichert werden konnten, weil die Verknüpfung zum Ursprungsdokument offenbar verloren gegangen ist. Auch dieses Problem hatte ich dem Support geschildert. Leider blieb es ohne Erfolg. Sicher hatte das Problem seinen Ursprung nicht direkt bei ecoDMS, sondern evtl. an anderen Gegebenheiten (Qt5 in ecoDMS vs. Qt6 in KDE Plasma, X.org in ecoDMS vs. Wayland in KDE Plasma), jedoch hätte es vielleicht auch eine praktikable Lösung gegeben. Dieser Umstand hat dann dazu geführt, dass ich Dokumente manuell auf dem System zwischenspeichern und von Hand als neue Version zum bestehenden Dokument hinzufügen musste. Dann wurde allerdings auch kein PDF/A erzeugt, weshalb in ecoDMS dann auch keine Dokumentansicht möglich war.
Hinzufügen neuer Versionen zu bestehenden Dokumenten
Wenn man in ecoDMS ein Dokument zur Bearbeitung öffnet, kann man direkt aus der Anwendung (z. B. LibreOffice) eine neue Version mittels Speichern hinzufügen. Leider geht das nicht über das Mail-Plugin. Auch hier musste immer neu zwischengespeichert und manuell hinzugefügt werden. Sicher, eine Komfortfunktion, aber bei häufigen Vorgängen eben irgendwo auch nervig.
Migrationsprozess
Mit Unterstützung durch KI habe ich ein mehrstufiges Skript erzeugt, mit dem sich über die regulären ecoDMS-Exporte die Daten abgreifen und migrieren lassen. Dabei habe ich meinen Gesamtbestand von rund 11.500 Dokumenten in insgesamt 6 Tranchen mit je 2.000 Dokumenten aufgeteilt. Jeder Export wurde mittels skriptbasierter Verarbeitung für eine Paperless-Datenbank migriert. Schließlich wurde die Paperless-Datenbank als Dump in ein bestehendes System importiert. Der Vorgang zog sich über mehrere Tage, verlief an sich aber größtenteils problemlos. Somit verfüge ich nun über einen komplett übernommenen Datenbestand in einer aktuellen Paperless-NGX-Instanz.
Plugins
ecoDMS bringt Plugins für Office mit. Damit können Dokumente bequem in Office geöffnet, bearbeitet und wieder im DMS gespeichert werden. Ebenso können E-Mails und/oder deren Anlagen übertragen werden. Ebenfalls mit Hilfe von KI habe ich mir zwei Plugins für Paperless-NGX erzeugt, die das für LibreOffice ermöglichen. Mehr noch, die von mir vermisste Funktion, Dokumente als neue Version zu einem bereits bestehenden anderen Dokument hinzuzufügen, ist jetzt ebenfalls in diesen Plugins enthalten. Ebenfalls enthalten ist eine Funktion, um direkt Downloadlinks in eine E-Mail einzufügen, ohne diese vorab separat in Paperless-NGX erzeugen zu müssen.
Fazit
Ich denke, dass ich mit mehreren Tagen Arbeit und hohem zeitlichen Einsatz eine für mich praktikable Lösung gefunden habe, die Dokumentenverwaltung in Linux zu optimieren - für mich eine sehr gute Lösung. Wer aber erwartet, dass ich das jedem empfehle, den muss ich enttäuschen. Wie überall, ist die Welt nicht schwarz oder weiß. Die von mir praktizierte Lösung war mit ungewissem Ausgang gestartet. Datenverlust war das Risiko, ebenfalls ein kompletter Fehlschlag. Die durchgeführte Lösung hat funktioniert – ich denke auch, dass dies reproduzierbar bleibt, solange sich die Rahmenbedingungen nicht ändern. eocDMS ist nach wie vor ein hervorragendes Programm und ich werde es nach wie vor jedem empfehlen. Die Softwareschmiede aus Deutschland macht ihre Arbeit gut und vertreibt nahezu alleine eine solche Software, die sich hervorragend auch für alle privaten Haushalte eignet und nicht nur für Unternehmen vorgesehen ist. Die Preisgestaltung ist sehr fair. Die von mir durchgeführte Lösung und auch Paperless-NGX allgemein halte ich für richtig bei allen, die sich gut bis sehr gut mit Linux auskennen und keine Scheu vor der Linux-Shell haben. Wer gewillt ist, Fehler zu suchen und Lösungen selbst zu erarbeiten, kann sich Paperless-NGX gerne anschauen. Allen anderen – und das ist die überwiegende Mehrheit – rate ich nach wie vor zu ecoDMS. Das Programm hat mich über 12 Jahre lang treu begleitet. Es gibt keinen Grund, nur aus Modegründen zu wechseln. Ich wünsche ecoDMS weiterhin eine erfolgreiche Zukunft und hoffe, dass es auch in einigen Jahren noch die Software der Wahl für private Personen sein kann.
Meine Skripte stelle ich öffentlich zur Verfügung. Wer sie nutzen möchte, kann das auf eigenes Risiko tun. Eine Gewähr gebe ich weder für die Funktionalität, noch übernehme ich eine Haftung für entstehende Schäden durch die Nutzung. Ich nehme an, dass jeder, der diese Skripte einsätzen möchte, sich damit eingehend auseinandersetzen kann und wird, sodass ein vernünftiger Einsatz möglich ist.
Git-Repository: Skript für Datenmigration ecoDMS zu Paperless-NGX