Dokumentenarchiv und papierloses Büro

Ich muss zugeben, dass ich etwas überrascht war, als ich geschaut habe, seit wann ich ein Dokumentenmanagementsystem nutze. Tatsächlich schon seit 10 Jahren. Ich hatte mich angesichts zahlreicher Papierdokumente, die ich digitalisieren wollte um mich vom Papierkram zu entlasten, immer wieder einmal nach solch einer Lösung Ausschau gehalten. Schließlich bin ich auf ecoDMS gestoßen. Eine Software, die mir bis dahin unbekannt war und der ich damals (glücklicherweise) eine Chance gab.

Zwischenzeitlich habe ich (als Privatperson) deutlich über 9000 Dokumente archiviert. Dabei ist alles vom kleinen Einkaufsbeleg, der für Gewährleistungszwecke aufbewahrt werden soll, bis hin zu wichtigen Vertragsdokumenten, in diesem Archiv gelandet. Auch Zeitschriften und sogar Fachbücher sind im Archiv gespeichert. Papier bewahre ich, bis auf sehr wenige Ausnahmen, zwischenzeitlich nicht mehr auf. Was bei mir eingeht, wird digitalisiert und anschließend vernichtet.

ecoDMS ist closed source. Das ist schade, aber nunmal eine Entscheidung des Herstellers. ecoDMS ist nicht kostenlos. Aber sehr erschwinglich. Verglichen mit den Preisen, die andere Hersteller aufrufen ist ecoDMS vermutlich sogar die einzige für Privatpersonen interessante Alternative für Anwender mit professionellem Anspruch.

Die Dokumentenmanagementsoftware hat ihren Namen verdient. Denn es ist eine vollständige Lösung, die vom Belegeingang über die revisionskonforme Datenarchivierung bis zur planmäßigen Löschnung von Inhalten alles abdeckt.

Host-System

Der Server selbst kann auf einem Windows- oder Linux-Host betrieben werden. Ich hatte im Laufe der Jahre beides und kann weder für das eine noch für das andere Nachteile aufzeigen. Aufgrund meiner Strukturen habe ich aber zwischenzeitlich seit Jahren einen Ubuntu-Server am Start, der als Host für ecoDMS dient und diese Aufgabe unterbrechungs- und störungsfrei umsetzt.

Belegeingang

Beim Belegeingang gibt es mehrere Optionen. Zunächst ist es möglich klassisch gescannte Dokumente über eine SMB-Freigabe direkt vom Server abholen und verarbeiten zu lassen. Bei der Verarbeitung werden Inhalte mittels OCR ermittelt und die Dokumente dadurch auch durchsuchbar gemacht. ecoDMS bietet eine gute Volltextindizierung, sodass im späteren Datenbestand nach jedem belieibigen Textteil gesucht werden kann. Im Client können die vorverarbeiteten Dokumente dann klassifiziert und in das Archiv übergeben werden.

Daneben ist es möglich Dokument auch direkt über das Clientprogramm in das Archiv zu holen oder alternativ über Schnittstellen direkt in das Archiv zu übergeben.

Es gibt AddOns für Microsoft Office und LibreOffice, sodass Dokumente direkt aus den Anwenderprogrammen heraus in das Archiv übergeben oder aktualisiert werden können. Gleiches gilt für Outlook und Thunderbird als E-Mail-Programme.

In Fällen, in denen die vorgenannten Möglichkeiten noch nicht ausreichen, kann auch ein virtueller Drucker verwendet werden, der Inhalte direkt in das Archiv übergibt.

Alle übergebenen Inhalte werden neben der Originaldatei zusätzlich als PDF/A aufbereitet und erfüllen daher alle Nachweiserfordernisse hinsichtlich der Änderungsdokumentation.

ecoDMS unterstützt Windows, Linux und MacOS auch auf Anwender- bzw. Clientseite und dürfte sich daher von der breiten Masse abheben. Auch die Möglichkeit, Linux als Clientbetriebssystem zu haben, hat mich dazu bewogen, diese Software einzusetzen.

Datenhaltung

Die Datenhaltung erfolgt revisionskonform. Es kann also jede Änderung nachvollzogen werden, da alle Versionen eines Dokuments vorgehalten werden. Das ist die für die deutschen Finanzbehörden wichtige Eigenschaft, die diese Software ernst zunehmenden Lösung macht, die für alle interessant ist, die an ersetzendes Scannen denken. Es ist letztlich nicht möglich, ein Dokument wieder so aus dem System zu löschen, dass man nicht erkennt, dass etwas gemacht wurde. Ist ein Dokument im System, ist es zwar schon wieder löschbar, aber es verbleibt mindestens ein Eintrag nach dem Löschen, der darauf hinweist, dass dieses Dokument vorhanden war und auch die Historie der Änderungen, ist und bleibt sichtbar.

Backups

Backups können automatisiert vom System erstellt werden. Die Konfiguration erfolgt komfortabel über die Client-Benutzeroberfläche. Wem die Einstellungen nicht ausreichen, der kann auch über cronjobs individuellere Szenarien umsetzen.

Nutzerrechte

Die Anwenderrechte lassen sich individuell über Benutzer- und Gruppenrechte einstellen. Dies gilt sowohl für die Funktionsmöglichkeiten als auch für den Zugriff auf Dokumente.

Lizenzmodell

Das Lizenzmodell basiert auf den gleichzeitigen Verbindungen. Für die Anbindung ist ein im Hintergrund laufendes Programm nötig, das die Verbindung zum Server herstellt. Die Verbindungen werden gezählt und so limitiert. Es gibt die Free4Three-Veriante, bei der für drei gleichzeitige Verbindungen alles kostenfrei bleibt. Allerdings hat die Software dann nicht den vollen Funktionsumfang. Im Prinzip könnte man dies auch als Community-Version bezeichnen. Darüber hinaus gibt es die für Privatpersonen interessante Vollversion, zu der ecoMailz (E-Mail-Archivierung) und ecoWorkz (Kenntnisnahme/Freigabefunktionen sowie automatisierter Abruf aus bestimmbaren Ordnern) verfügbar sind. Leider sind in dieser Version allerdings maximal zwei Verbindungen möglich. Dies finde ich etwas schade, da in Zeiten zunehmender Digitalisierung evtl. auch in einem Familienhaushalt mehr als zwei gleichzeitge Verbindungen zu Stande kommen. Vier gleichzeitige Verbindungen wären durchaus sinnvoll gewesen. Es ist in dieser Verison leider auch nicht möglich zusätzliche Lizenzen für zusätzliche (über zwei hinausgehende) Verbindungen zu erwerben. Grundsätzlich wird für jede gleichzeitige Verbindung eine Lizenz erworben. So ist das Produkt an sich gut skalierbar. Die Business-User zahlen etwas mehr und haben dafür auch die Möglichkeit mehr als zwei gleichzeitige Verbindungen zu realisieren.

Webapp und teilen von Belegen

Es ist möglich Belege über einen Weblink zu teilen. Über den Link zu teilen. Für den Zugang zum System sowie für den Abruf geteilter Belege wird über einen Reverse-Proxy von ecoDMS gearbeitet, der dann die Verbindung zum Server herstellt. Das Token für diese Verbindung wird beim Serverneustart neu generiert, sodass der Server (leider) nie über dieselbe Adresse erreichbar ist. Das ist zwar sicher auch ein Sicherheitsaspekt, aber gerade beim Teilen von Belegen ein Problem, da alle geteilten Links auf ein Mal ungültig werden können. Über die Webapp lassen sich Dokumente hochladen, verwalten und herunterladen. Der Funktionsumfang ist, verglichen mit dem Desktop-Client, jedoch geringer und die Bearbeitung umständlicher. Hier arbeitet der Hersteller gerade an einer neuen Version. Wir dürfen gespannt sein.

Exporte

Belege lassen sich mittels Desktop-Client herunterladen oder direkt als Anlage an eine E-Mail anfügen. Neben den PDF/A-Versionen der Dokumente können auch alle verfügbaren Einzelversionen bzw. Originaldateien geöffnet, geteilt oder versendet werden. Hier hat man also alle Freiheiten.

AddOns

Wie bereits erwähnt bestehen mit ecoMailz sowie ecoWorkz zwei AddOns, die auch für Privatpersonen und kleine Unternehmen relevant sind. Zum einen können E-Mails revisionskonform archiviert werden und zum andern kann ein gewissen Ablauf für Dokumente vorgesehen werden. Ich habe beide AddOns erworben. Von verschiedenen E-Mail-Adressen werden so die eingehenden E-Mails archiviert und digital eingehende Belege werden automatisiert aus E-Mail-Konten und bestimmten Ordnern abgerufen und abgespeichert. So habe ich den Belegeingang bei uns teilweise automatisiert.

Fazit

Ich habe im Rahmen dieses Beitrags einen kleinen, nur das Wesentliche erfassenden Einblick in diese Software gegeben. Mich begleitet sie nunmehr 10 Jahre zuverlässig und für mich zufriedenstellend. Der Support ist nicht kostenfrei, aber das ist (um ehrlich zu sein) auch nicht zu erwarten. Ich bin froh, dass es dieses Produkt für Privatpersonen gibt und ein fairer Preis dafür angesetzt wird. Ich möchte ecoDMS nicht mehr missen und auch wenn ich immer wieder nach Alternativen schaue, weil es mich grundsätzlich interessiert, muss ich sagen, dass ich bisher noch nichts vergleichbares auf dem Markt gefunden habe. Ich werde es weiterhin nutzen und hoffe, dass der Hersteller bei der Produktentwicklung und bei der Festlegung von Lizenzgebühren weiterhin an die zahlreichen Privatnutzer denkt, mit denen das Produkt einst groß geworden ist. Jeder der sich unsicher ist, dem lege ich nahe ecoDMS einmal selbst auszuprobieren. Man kann das Programm problemlos auf demselben Computer installieren, von dem aus man arbeitet. Server und Client müssen nicht auf getrennten Maschinen sein. Wer ein NAS zu Hause einsetzt, kann den Server als Docker-Anwendung auch auf diesem Gerät betreiben. Aller Anfang ist somit leicht. Durch die ausführliche Dokumentation des Herstellers, die natürlich in deutsch verfügbar ist (abrufbar als PDF-Handbuch auf der Herstellerseite), ist Installation und Betrieb kein Problem.